Как часто читая ту или иную статью в модном ИТ журнале встречаешь интервью какого-нибудь крупного CIO, который через слово повторяет, что необходимо говорить с бизнесом на языке бизнеса, нужно сделать работу ИТ прозрачной для инвестиций, ну и все в таком духе. Со своей стороны мы только ЗА.
Одновременно с внедрением системы учета заявок и планирования работы мы пришли к понимаю, что нам необходимы дополнительные показатели оценки работы нашего отдела. Кроме того, как это сейчас модно «мы оптимизируем расходы»
Скажу честно, я положительно отношусь к адекватной оптимизации и, что примечательно, обоснованной.Я прочитал много статей на тему бюджетирования в целом и использования бюджетов в ИТ, но почти нигде не встречал конкретных рекомендаций по составлению бюджета и его демонстрации руководству
Я честно гуглил, но нигде не мог найти примера (шаблона) для составления бюджета ИТ отдела. Этим постом я постараюсь восполнить этот пробел Итак, начнем.
1. Определить горизонт планирования. Бюджет будет ваш бюджет на год, месяц? (мы используем планирование на год)
2. Определить категории статей затрат и сами статьи; (пример нашего бюджета будет ниже)
3. Определить процедуру корректировки бюджета и предоставления отчетов (периодичность). (1 раз в квартал)
Пример бюджета нашего отдела: xls , pdf
Вот несколько запомнившихся мне рекомендаций А. Тецнера
Разбить все затраты на группы с разными способами обоснования
Обязательные – расходы, исключение которых может представлять угрозу для функционирования Компании в целом, либо гарантированно в течение одного года остановит работу одного из филиалов на длительный срок;
Требуемые — расходы необходимые для поддержания непрерывности бизнес-процессов Компании. Отсутствие данных расходов осложнит функционирование её части либо создаст существенную вероятность остановки филиала;
Желательные — расходы с осуществлением определенных проектов, исполнение которых принесет долгосрочные выгоды или заложит базис для дальнейшего улучшения функционирования информационных систем компании;
Возможные — расходы, связанные с вероятными, но не обязательными событиями, такими как: переезд/расширение филиала в новое здание, открытие нового филиала, бурный рост существующего филиала (в несколько раз за один год);
Обоснование по группам
Обязательные – тут руководству предлагается просто поверить. Всё равно в спецификациях серверов никто не разберется.
Требуемые – данные расходы можно обсудить в контексте: «Ну если совсем денег нету… Но тогда вот такие риски». Следует также понимать, что в следующем году они станут обязательными. Проверочный механизм – в проценте к обороту эти затраты должны снижаться каждый год. При его выполнении – обычно и вопросов особых не возникает
Желательные – эти расходы нужны и понятны не только ИТ. Call-центр, CRM, удаленный доступ. Соответственно необходимо провести работу с «союзниками», которые скажут, что им нужны данные проекты и затраты будут возвращены
Возможные – при обсуждении они легко воспринимаются либо как отсутствие затрат: «может и не переедем», либо как необходимая часть важных проектов (все понимают, что в новом здании нужна сеть).
В качестве дополнения к примеру можно добавить тип статьи (обязательная, требуемая и тд).
